Cuentas anuales en formato electrónico: comienza la cuenta atrás

Ha llovido desde que el 22 de octubre de 2013 se pusiera en marcha la propuesta para que todos los emisores de valores  admitidos a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea empleasen un formato electrónico armonizado para la presentación de su información financiera. La fecha de aplicación señalada entonces parecía lejana, a partir del 1 de enero de 2020, pero el tiempo es inexorable y ha llegado el momento… o no.

Próximos al cierre del 2020 las instituciones europeas facilitaban la prórroga de un año en la exigencia regulatoria sobre esta materia, a la que se acogieron un grupo de países europeos -entre ellos España ya entrados en 2021- pese a esto, la realidad es que los mercados empiezan a disponer de las cuentas anuales estandarizas en formato electrónico. Veamos de forma resumida de dónde partimos y dónde estamos.

El reto comenzaba con la Directiva 2013/50/UE y se solicitaba a la Autoridad Europea de Valores y Mercados (ESMA en sus siglas en inglés) que realizase un estudio de coste-beneficio del uso de un formato electrónico basado en la tecnología eXtensible Business Reporting Language (XBRL).

Desde ese momento, comenzaron las consultas públicas y proyectos piloto con distintos emisores europeos. Destacó el caso de la entidad Global LEI Foundation (GLEIF), publicado directamente en la página web de la ESMA, facilitando al público un ejemplo de formato electrónico. Se podía además comprobar mediante una aplicación de visualización de etiquetado, proporcionado por GLEIF sobre la plataforma de Workiva, la mejora en la presentación de la información financiera, su contenido y la potencial capacidad de comparar miles de emisores mediante el uso de etiquetas estandarizadas para los estados financieros principales. Podía decirse que se cumplía la ambición de llegar a la ansiada comparabilidad de los estados financieros.

Dadas las ventajas constatadas de comparabilidad, transparencia y uniformidad, en diciembre de 2018 se publicó el Reglamento Delegado (UE) 2018/815, que con una clara apuesta por el formato Extensible Hypertext Markup Language (XHTML), sentenciaba el uso del formato PDF a una pronta jubilación digital.

Para la parte de etiquetado (también conocido como ‘marcado’) se decide el uso del estándar XBRL. Estas etiquetas se basan en la taxonomía de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), marco normativo globalmente conocido y son publicadas por la ESMA. El Reglamento Delegado especifica, a su vez, que el etiquetado aplicará a las cuentas anuales consolidadas preparadas de conformidad con las NIIF,  abriendo además la ventana para el etiquetado de notas de las cuentas anuales a partir del 1 de enero de 2022.

Podemos situar en ese momento  el nacimiento del Formato Electrónico Único Europeo, más popularmente conocido como ESEF, su acrónimo inglés. Este hito supone un acercamiento de la UE a la Stock Exchange Commission (SEC), en concreto a su sistema electrónico de reporting conocido como EDGAR.

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España en el contexto del ESEF

Para el caso de España, el proyecto de implementación del ESEF ha estado principalmente dirigido por la CNMV(ICAC), realizando jornadas de difusión del ESEF y . También se ha contado con la participación y asesoramiento de la Asociación XBRL España, de la que forman parte grandes empresas e instituciones españolas.

Ante las dudas surgidas acerca del ESEF, en abril de 2020 el Colegio de Registradores de España, el ICAC y la CNMV publican un comunicado conjunto en el que se aclara  la responsabilidad de los administradores en la publicación de sus cuentas anuales en formato ESEF, su formulación y depósito en formato electrónico, el proceso de firma de las cuentas anuales y, no menos importante, se recomienda que el auditoradapte su informe de auditoría al formato de elaboración de las cuentas anuales auditadas, emitiendo su informe también en un formato electrónico”.

En este contexto, el ICAC compartió en el último trimestre del 2020 una propuesta de modificación de la NIA-ES 700 (revisada) “Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros” para adaptar la norma técnica aplicable a los informes de auditoría al marco del ESEF. La misma sería aprobada el 9 de febrero de 2021.

Sin embargo, cuando todo parecía encaminado al empleo del ESEF a lo largo de la Unión Europea de 2020 como medida de apoyo a las empresas derivado del COVID, la UE estableció la voluntariedad, por un año, de presentación de las cuentas anuales en formato ESEF. La decisión última quedaba delegada en los países   que se podían acoger a esta prórroga comunicándola en su caso  a la Comisión Europea.

Más de 15 países se han ido pronunciando durante enero y febrero en favor de posponer la obligatoriedad a un año, siendo voluntaria para el caso de las cuentas del ejercicio 2020. En el caso español,  la notificación se produjo  el pasado 12 de febrero. Debido a los plazos, varios emisores ya habían publicado sus cuentas anuales el formato ESEF, completando por tanto todo el proceso y obteniendo una experiencia que seguro les será muy útil para el siguiente ejercicio.

Claves del éxito en un proyecto ESEF

La aplicación del ESEF supone un cambio radical de la forma de reportar, no experimentada al menos, en los últimos 10 años. Los emisores pasan de un formato PDF a un ZIP para las cuentas anuales consolidadas y un XHTML para las cuentas anuales individuales.

Para el caso de las cuentas anuales consolidadas, a parte de sumar el propio etiquetado, se establecen una serie de reglas técnicas y funcionales publicadas por la ESMA, basadas principalmente en el ESEF Reporting Manual como las distintas Conformance Suite. El objetivo tanto del ESEF Reporting Manual y de las Conformance Suite es desarrollar unos criterios comunes y homogéneos de reporting para todas las entidades afectas y a su vez establecer una serie de reglas de validación que todos los softwares deben aplicar para dar cumplimento al Reglamento Delegado (UE) 2018/815.

Por ello, es relevante disponer de una solución tecnológica testada y un equipo de implementación experimentado, que permita que este proyecto se realice con garantías de éxito.

También se ha observado cómo en el último año han proliferado distintas soluciones tecnológicas para el cumplimiento del ESEF. Ante la novedad del contexto normativo,  algunas  han tenido que desarrollar  actualizaciones significativas en el mes de enero, a semanas de la remisión de las cuentas anuales a CNMV.

Sobre la base de nuestra experiencia, es clave utilizar  soluciones tecnológicas más estables, con menos problemas de incompatibilidades en el portal de validaciones del regulador y que cuentan con la experiencia ya vivida del regulador estadounidense  SEC.

Estado actual del ESEF en España

Se puede considerar que estamos en un periodo de transición, entre los distintos formatos (PDF y ESEF) como paso previo a la consecución del objetivo de contar con una homogeneidad de formatos, la  comparabilidad y una mayor transparencia  de la información financiera presentada por las empresas cotizadas en la Unión Europea, y que serán de gran utilidad a analistas y demás usuarios de la información financiera justo en una coyuntura donde un buen análisis de la información financiera adquiere mayor relevancia que nunca.

 

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Adrian Sotillo

Senior Manager del área de Accounting Advisory Services. Experto en la implantación de proyectos ESEF y reporting narrativo en entidades cotizadas. Adrián cuenta con una amplia experiencia en el ámbito contable para procesos de IPOs, Due Diligence y proyectos de conversión contable. Adrián cuenta con el certificado en IFRS obtenido por la Association of Chartered Certified Accountant ...

Marisa Pérez Puerta

Socia del área de Accounting Advisory Services, Marisa es experta en normativa contable y ha participado como socia responsable en la evaluación y aplicación de las NIIF, las IPSAS y el Nuevo Plan General Contable en importantes grupos nacionales e internacionales, así como en sus adaptaciones (empresas concesionarias, empresas públicas y entidades sin ánimo de lucro).
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