Sesiones privadas con el responsable de auditoría interna

Reunirse con el responsable de auditoría interna en una sesión privada permite a la comisión de auditoría formular preguntas al margen del plan de auditoría interna, ya que como resultado de su trabajo, el responsable de auditoría interna podría aportar a la comisión opiniones y puntos de vista muy valiosos.

Las sesiones privadas con el responsable de auditoría interna le permiten expresar comentarios sinceros, a menudo confidenciales, a la comisión de auditoría sobre asuntos como la actitud de la dirección, el departamento financiero y la efectividad del auditor externo. Eso es lo que vamos a analizar en este nuevo artículo de la serie Comisión de Auditoría: cuestiones clave para una supervisión eficaz.

Reunirse con el responsable de auditoría interna en una sesión privada donde la dirección no está presente permite a la comisión de auditoría formular preguntas sobre asuntos que podrían no haberse abordado específicamente en la parte formal de la reunión de la comisión, y el auditor puede realizar comentarios más  sinceros, y a menudo confidenciales, a dicho órgano.

Habitualmente, debería haber pocos temas que abordar. Todos los asuntos clave relacionados con la información financiera deberían haberse abordado de manera franca y sólida con la dirección, la comisión de auditoría y el auditor durante la reunión de la comisión de auditoría.

En su lugar, la sesión privada debe centrarse en áreas en las que el responsable de auditoría interna puede formular comentarios adicionales, y a menudo confidenciales, a la comisión de auditoría a tenor de otros aspectos. La sesión privada brinda a la comisión de auditoría la oportunidad de explorar dichos temas en un foro sincero y más abierto. Además, la comisión de auditoría puede conocer mejor otros ámbitos que la función de auditoría interna, y esta sesión ofrece la oportunidad a dicha comisión de hablar con la función de auditoría interna al respecto de estos ámbitos.

Sin embargo, el presidente de la comisión de auditoría debe gestionar dichas sesiones privadas con cuidado, ya que hasta cierto punto suponen una cierta falta de transparencia, puesto que no se comunica a la dirección ningún problema o cuestión de primera mano y es posible que esta no tenga oportunidad de responder. Esto, a su vez, puede hacerla sentir excluida e incluso adoptar una actitud a la defensiva. Por ello, introducir tales sesiones como parte del proceso habitual y lógico del trabajo de la comisión puede atenuar algunas de estas tensiones.

En general, las sesiones privadas pueden desempeñar un destacado papel en el desarrollo de una relación de mayor confianza y respeto entre la comisión de auditoría y el responsable de auditoría interna, facilitando dicha relación.

Preguntas clave para la Comisión de Auditoría

La actitud de la dirección hacia la información financiera, los controles internos y la auditoría interna.

• ¿Cómo evalúa la pauta marcada desde la dirección?
• ¿Cómo evalúa la ética, los valores y la integridad de la dirección?
• ¿Participa activamente la dirección en el proceso de auditoría interna?
• ¿Cómo evalúa la actitud de la dirección acerca de los sistemas de control interno y los procedimientos de control de desgloses?
• ¿Existe una presión excesiva sobre la dirección o el personal operativo para cumplir objetivos financieros, incluidos objetivos que incentiven las ventas o la rentabilidad?
• ¿Qué grado de solidez muestra la relación entre la función de auditoría interna y la dirección/operaciones?

Adecuación de personas y recursos en el área de gestión financiera y el auditor externo.

• ¿Se destina el personal adecuado y demás recursos a las áreas clave del negocio y a funciones de control?
• ¿Posee el departamento financiero conocimientos y experiencia lo suficientemente amplios como para hacer frente a los tipos de transacciones que ejecuta la empresa?
• ¿Responde adecuadamente la dirección a sus conclusiones y recomendaciones de auditoría interna?
• ¿Cuenta el departamento financiero de la empresa con el número de empleados adecuado?
• ¿Poseen conocimientos y experiencia lo suficientemente amplios como para hacer frente a los tipos de transacciones que ejecuta la empresa?

Naturaleza de la relación entre la función de auditoría interna, la dirección y el auditor externo.

• ¿Cómo evalúa la competencia e integridad del director financiero, incluido su compromiso con la transparencia de la información financiera y los controles internos?
• ¿Se le mostró plena cooperación durante la auditoría y recibió respuestas completas y sinceras a todas las preguntas formuladas?
• ¿Se denegó o dificultó de otro modo alguna petición de información?
• ¿Fue la dirección directa, abierta y sincera en sus conversaciones con usted?
• ¿En qué medida es constructiva la relación entre la función de auditoría interna y la auditoría externa?
• ¿Es objeto la función de auditoría interna de una presión indebida a cargo de cualquier fuente?

Otras cuestiones que preocupan a la comisión de auditoría o al responsable de auditoría interna.

• ¿Tiene la certeza la función de auditoría interna de que todos los riesgos relevantes e importantes están cubiertos oportunamente en el plan de auditoría interna?
• ¿Se contó con los recursos suficientes para implantar la estrategia de auditoría interna a un nivel adecuado?
• ¿Cuál es el problema más complejo que se encontró durante las auditorías internas del año pasado que no se ha abordado en la reunión de la comisión de auditoría?
• ¿Cuáles fueron los dos o tres aspectos cuyo debate con la dirección acaparó más tiempo?
• ¿Cuenta el plan de auditoría externa con el enfoque adecuado?
• ¿Existen otras áreas en las que cree que la auditoría externa debería centrar sus actividades?