Factura electrónica: todo lo que necesitas saber para adaptarte a ella
La cuenta atrás para adaptarse a la obligación de facturación electrónica ya está en marcha.
11 mayo, 2026
10 min
Los estoicos pregonaban algo así como que ‘no podemos controlar los acontecimientos que nos vienen dados, pero sí podemos controlar cómo reaccionamos ante ellos’… lo que antecede bien podría ser el impulso bioquímico aconsejable para cualquier director financiero que vislumbra los cambios que debe abordar en su organización para hacer hueco a otra nueva normativa: la factura electrónica. Ahora sí, parece que la tenemos a la vuelta de la esquina.
En compañías con flujos de compra y venta de cierta complejidad, el rediseño y adaptación de los procesos llamados P2P y O2C (Purchase to Pay y Order to Cash, por sus siglas en inglés) siempre se han realizado con criterios de eficiencia y eficacia, términos ya antiguos, pero no por ello menos vigentes. Eficiencia para construir un proceso simple, rápido y económico. Eficacia para que no se atasque en las incidencias y sea capaz de resolver las diferentes particularidades del negocio. Parece fácil, pero no lo es tanto cuando el proceso viaja entre diferentes departamentos de la empresa cada uno con sus intereses y objetivos particulares: Compras, Logística, Producción, Finanzas, entre otros.
Más allá de la observancia de los criterios contables y fiscales pertinentes, hasta la fecha estos procesos se han mantenido al margen de intromisiones regulatorias directas. Sin embargo, la normativa de factura electrónica introduce dos novedades relevantes que hacen replantear los procesos, esta vez por imperativo legal.
Nos referimos a la obligatoriedad de aprobar o denegar la factura recibida en el plazo de cuatro días desde su recepción. Habrá que clarificar su interpretación, sobre todo si nos atenemos a la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, que en su artículo 4 establece 30 días naturales desde la fecha de recepción de los bienes como plazo máximo para aprobar una factura, en un párrafo que también se presta a confusión.
Pensemos en la factura de un componente industrial con un complejo proceso de verificación. En un servicio recién entregado que requiera también una revisión adecuada y tantos otros ejemplos que se nos puedan ocurrir.
Aquí las compañías deberán blindarse para poder cumplir la ley. Y en ese blindaje está el riesgo de reconstruir un proceso que observe la normativa, pero empuje la eficiencia fuera del centro vital.
En cualquier caso, habrá que aclarar y contrastar ambas leyes para determinar el plazo exacto que debemos observar para la aprobación, porque ahora hay dudas al respecto.
Sin embargo, toca avanzar: aclarar la mente, movilizar equipos, aunar intereses y confluir ideas. Una de las primeras que vuelve a estar sobre la mesa es la denostada ‘factura proforma’. Una suerte de documento únicamente válido a efectos informativos, pero que, en determinados contextos, puede servir para extender el plazo de validación más allá de los cuatro días, toda vez que la aprobación conlleve la emisión y aprobación casi automática de la factura, todo ello sin que comprometa el pago en el plazo estipulado que es el verdadero caballo de batalla de la Factura Electrónica.
También la Autofactura vuelve a estar en los post-it de los brainstorming con directores financieros. Es una figura que no tuvo mucha acogida en su día, apenas una penetración del 1%, pero que en determinados contextos también puede ayudar a tomar el control del proceso y de los pagos, para asegurar el cumplir con la normativa.
Hay otras iniciativas que se están planteando. Cada compañía deberá dibujar su escenario, sus intereses y su negocio, y redefinir el proceso como mejor le convenga, con la ley en una mano y el coste del proceso en la otra. Antes sencillo que imposible. Y para ponerle más emoción al asunto, no olvidemos la obligatoriedad de reportar las facturas de venta y recibir las de compra a través de una plataforma pública, como repositorio universal. De esta obligación ha surgido la posibilidad de recurrir a una plataforma privada que tendrá mayores funcionalidades y usabilidad, pero que, en cualquier caso, deberá enviar y recibir las facturas de la plataforma pública. Es una cuestión que conviene repensar bien, porque el uso forma parte del proceso, no solo para importar y enviar facturas, sino también para informar de la aceptación y la fecha de pago una vez realizado este.
Según la teorización del Derecho positivo, no existen leyes justas o injustas. Las leyes son válidas si han sido formuladas siguiendo el procedimiento establecido, pero conceptualmente no cabe calificarlas de justas o injustas. Puede que haya quien no esté de acuerdo, sobre todo en aquellas compañías que tenga los procesos bien engrasados, funcionando a la perfección, cumpliendo sus obligaciones de pago, que no les quedará otra que modificar un proceso que ya funciona y utilizar una plataforma que no necesitan para observar una ley que ya están cumpliendo antes de que sea aprobada.
Hay que admitir que para otras será un buen pretexto para poner orden en los procesos y realizar esa reingeniería que siempre suele resistirse. Será positivo que aprovechen la ocasión para pilotar un cambio que afecta a toda la organización. La ley les ampara.
Dicen los historiadores que la vida mundana en el s. XII no era muy diferente a la del s. XIII o s. XIV, en comparación a la vida de un ciudadano contemporáneo, acostumbrado a vivir en el arte de lo efímero y del cambio constante.
Menciono esto con el horizonte 2030, donde el proyecto ViDA (VAT in the Digital Age) de la UE supone la armonización de la factura electrónica a nivel europeo. Solo cabe esperar que el legislador español haya tenido en cuenta los preliminares de ese proyecto para que en breve no tengamos que desmontar algo antes que se consolide, cuando nuestra factura electrónica regrese al futuro del proyecto ViDA.
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