La transformación digital forma parte crucial de la agenda de decisiones estratégicas de las organizaciones y, al mismo tiempo, los cambios organizativos y de negocio a llevar a cabo en estos procesos de transformación reflejan la apertura hacia nuevas estructuras de negocio, perfiles profesionales y relaciones de trabajo.

Todo ello tiene un claro efecto en la función legal y, en la actualidad, existen un significativo número de departamentos legales que están haciendo un gran esfuerzo para hacer cambios hacia la transformación de una forma ejemplar.

Como ya es conocido, en la última década se ha incrementado considerablemente el tamaño de los departamentos y las tareas legales y, a la vez, hay una exigencia cada vez mayor de requerir a los operadores legales más eficiencia y valor añadido en la provisión de servicios, constituyéndose esta tendencia de mercado como un auténtico reto para la función legal.

Necesidades organizacionales

Este reto hace aún más evidentes las siguientes necesidades en las organizaciones: el rediseño de la operativa legal; la urgencia en la adaptación incesante a riesgos y actualizaciones regulatorias; y la mejor gestión de los recursos humanos y tecnológicos para el cambio. Como se puede intuir, es necesario un nuevo marco en el que los operadores legales gestionen la innovación, y esta esté dirigida a mejorar la eficiencia y aportar más valor añadido en los servicios (se trata de un proceso de mejora continua y adaptativa al mercado, y no simplemente de la adopción tecnológica de herramientas aisladas).

Las Operaciones Legales (Legal Operations) han llegado para quedarse

Las Operaciones Legales en este siglo nacen para posibilitar una realidad donde la mejora de la eficiencia y la aportación de mayor valor añadido son parte del día a día organizativo de la función legal.

Aunque la adopción y expansión de las Operaciones Legales (como concepto de soporte y acompañamiento crucial del negocio) se ha formado recientemente, es una manera de enfocar y proyectar la función legal que se está adoptando con rapidez globalmente.

Ahondando aún más, las Operaciones Legales se han convertido en un ámbito de negocio que ha permitido la aparición de comunidades, organizaciones, estudios, productos y servicios así como nuevos cargos y carreras profesionales vinculadas a las Operaciones Legales. La incorporación de estos nuevos profesionales es una realidad que se ha expandido a diversos sectores industriales y ha aumentado de forma considerable en los últimos cinco años.

El punto de partida de la transformación operacional legal

El primer paso para el cambio es posibilitar el conocimiento del “estado” o “foto” de las Operaciones Legales de una organización. De esta manera, las entidades pueden conocer su nivel de madurez y poner nombre a los elementos que conducirán y justificarán las actuaciones de transformación llevándolo a cabo de una forma sistemática, ordenada y dentro de una estrategia con un hilo conductor.

En Legal Operations & Transformation Services (LOTS) de KPMG disponemos de una metodología propia y un modelo ideal que combina seis elementos de la estrategia operacional legal: Personas, Organización, Desempeño, Procesos, Recursos y Tecnología. La elaboración de un análisis de estos elementos nos posibilita hacer una foto del estado de las operaciones legales y ofrecer soluciones y servicios específicos a nuestros clientes en base a un Plan de Acción que cumpla, entre otros, con los siguientes aspectos:

  1. Se encuentre alineado concretamente con las prioridades y objetivos organizativos.
  2. Identifique los objetivos de la transformación a corto, a medio y largo plazo.
  3. Priorice los quick-wins e hitos estratégicos corporativos dentro de un presupuesto corporativo realista.
  4. Muestre estar lo suficientemente bien enfocado para que las decisiones del pasado permitan ajustes y adaptaciones a las necesidades del futuro.
  5. Cuente con un equipo lo suficientemente diverso e interdisciplinar para cubrir todas las necesidades de desarrollo de la innovación de la función legal.
  6. Resuelva pain points de la organización a través de soluciones que van más allá del enfoque tradicional de la función legal.
  7. Abarque los cambios en el modelo operativo necesarios para la adaptación continua de tareas y procesos que constituyan pains para los usuarios de los servicios legales.
  8. Posibilite la estandarización de los procesos y consecución de eficiencias operativas.
  9. Habilite la participación de terceros proveedores de recursos o herramientas tecnológicas y la transferencia de conocimiento hacia los profesionales internos.
  10. Ayude a la difusión de la innovación y el cambio organizativo.

Dicho lo anterior, hace falta contar con un equipo que disponga de la experiencia y herramientas necesarias para la implementación de este Plan. Si este conocimiento o experiencia no se encuentra internamente en una organización, se inicia una ruta en la cual los profesionales externos e internos colaboran en un aprendizaje continuo y en constante adaptación.

Soluciones para las Operaciones Legales

Se abre un gran abanico de posibilidades en cuanto a los proyectos que terminarán apoyando la creación o reformulación de una determinada operativa legal en la organización. No obstante, a los efectos de ayudar a la comprensión de estas opciones vamos a clasificarlos en los siguientes tipos abiertos:

  • Procesos: El mapeado y modelaje de los procesos afectados por la función legal es un elemento indispensable para la mejora de la eficiencia. A partir de la identificación de los flujos de información e intervinientes podemos conseguir establecer las modificaciones oportunas para la optimización. Asimismo, desde KPMG LOTS también tenemos la posibilidad de mapear, analizar y realizar ajustes en los procesos de una de forma automatizada.
  • Tecnologías: El uso, implementación, mejora continua y adopción de tecnología tiene una especial atención desde las Operaciones Legales. Cuando hablamos de tecnología nos hacemos cargo tanto de la forma en la cual la organización se provee de esa tecnología como la manera en la que la desarrolla o implementa. Los ajustes tecnológicos siempre vienen acompañados de procesos de renovación documental y reciclaje formativo que importa significativamente en la adopción de nuevas herramientas.
  • Personas: Cuanto más tecnológicos y digitalizados son los servicios legales, mayor importancia tiene la gestión de las personas y los perfiles a incorporar en cada uno de los retos de innovación. Asimismo, cabe entender la importancia de asegurar el compromiso de los perfiles profesionales que participan en los procesos de operativa legal así como pensar en sus expectativas y trayectorias profesionales en el largo plazo. Dentro de este aspecto, se encuentra el especial tratamiento de la formación que deben disponer y se debe brindar a los operadores jurídicos para que sean parte del cambio e interioricen los retos del mercado. Se trata de crear una nueva cultura empresarial que esté alineada con los estándares necesarios para el desempeño de la función legal en entornos de riesgo legal, tecnologías de última generación y servicios y modelos de negocio digitales. Asimismo, las Operaciones Legales procuran brindar los criterios más relevantes a la hora de discernir si los recursos profesionales legales deben ser internos o convendrían externalizarse.
  • Información: Uno de los rasgos definitivos de las operativas en servicios informacionales como son los servicios legales es, precisamente, la información. En este sentido hablamos de la información de forma extensa: gestión del Conocimiento, Privacidad, Protección de Datos, sistemas de aprendizaje automático, métricas de evaluación o Big Data.
  • Servicios: Ante el nuevo paradigma de la función legal, la provisión de servicios legales con, exclusivamente, una excelencia técnico-jurídica, ya no es suficiente. Las Operaciones Legales, trabajan por preocuparse también por el cómo se ofrecen esos servicios legales y cómo estos servicios legales tienen repercusión en los terceros (llámense clientes o proveedores finales). Ello tiene distintas ramificaciones, de las cuales cabe destacar: los servicios de diseño legal innovador, servicios convencionales digitalizados o servicios legales afectados por tecnologías de propósito general (como, por ejemplo, la Inteligencia Artificial).

Contract Lifecycle Management (CLM)

Dentro del espectro de servicios legales que podemos encontrar de forma más frecuente en las corporaciones y que tiene gran impacto en la mejora de la eficiencia operacional, vemos que destaca la gestión del ciclo de vida de los contratos. En este sentido, las Operaciones Legales velarán por la existencia de eficiencia en todas las fases de gestión del ciclo de vida del contrato desde la creación de las plantillas, documentación de apoyo y criterios legales sobre la contratación hasta los cierres y terminaciones pasando por la automatización documental, negociación, firma o archivo de las pruebas documentales del contrato. Se trata de entender la negociación contractual desde un prisma más adaptativo, customizado al cliente e interoperable con otros sistemas. Asimismo, el alcance de los intervinientes ya no afecta exclusivamente a los abogados del departamento jurídico sino también a otras figuras de operativa de negocio que se ven afectados por la contratación, así como los clientes finales.

Ecosistema de innovación de la función legal

Finalmente, hacer hincapié en otra forma de enfocar las Operaciones Legales, quizás menos utilizada: los ecosistemas de innovación. Se trata de espacios en los que existe una colaboración que posibilita las conexiones de ideas y proyectos de organizaciones e individuos de diferentes sectores o distintos modelos de negocio (por ejemplo: startups) promoviendo iniciativas más flexibles y adaptadas a los cambios tecnológicos y organizativos (flexibilidad de oferta y flexibilidad estructural). Estos tipos de ecosistemas son propios de negocios en una fase madurativa de digitalización avanzada, como los existentes para las compañías emergentes de Silicon Valley. No obstante, las organizaciones también pueden aprovechar este tipo de ecosistemas para mejorar la madurez de sus operaciones y, en concreto, de las Operaciones Legales.