La gestión de activos tecnológicos debe dejar de ser una tarea operativa para convertirse en un factor estratégico. En un entorno marcado por la coexistencia de tecnologías on-premise y Cloud, la presión por optimizar costes y la creciente exigencia en materia de sostenibilidad, disciplinas como Software Asset Management (SAM), Hardware Asset Management (HAM) y FinOps resultan esenciales para garantizar control, eficiencia y cumplimiento.
En este contexto, IT Asset Management (ITAM) se consolida como el marco integrador que permite no solo gestionar el coste y el riesgo, sino también habilitar los objetivos de Green IT, al proporcionar visibilidad, control y trazabilidad sobre los activos tecnológicos y su ciclo de vida.
El modelo tradicional de licencias perpetuas y adquisiciones puntuales está desapareciendo. Hoy, las organizaciones operan en entornos híbridos donde conviven software on-premise, SaaS, PaaS, IaaS y otros recursos cloud bajo esquemas de pago por uso o por modelos de licenciamiento más tradicionales como usuarios, conexiones, transacciones o recursos. Esta complejidad, sumada a la volatilidad de precios y la automatización de renovaciones, exige una gestión integral que combine HAM, SAM y FinOps, integrando IT Asset Management (ITAM).
Asimismo, los fabricantes modifican constantemente sus modelos de licenciamiento, intensifican auditorías, incrementan costes y eliminan soporte para versiones antiguas. En paralelo, los costes ocultos derivados de la infrautilización y duplicidades continúan creciendo. Así lo revelan los datos: el artículo de Gartner “Strategic IT Cost Optimization That Goes Beyond Cost-Cutting 2025” señala que el desperdicio en TI puede superar el 25% del presupuesto anual, afectando directamente la competitividad de las organizaciones.
A ello se suma que más del 53% de las organizaciones carecen de visibilidad completa sobre sus activos tecnológicos, lo que incrementa riesgos y sobrecostes, según el informe anual “Flexera 2025 State of ITAM”, lo que incrementa tanto los riesgos operativos y financieros como la dificultad para avanzar en iniciativas de Green IT. En este sentido, ITAM se convierte en la palanca clave para materializar la sostenibilidad tecnológica, permitiendo optimizar el uso de los activos, alargar su ciclo de vida, reducir consumos innecesarios y apoyar los objetivos ESG de la organización sin comprometer la resiliencia ni la calidad del servicio.
Sin embargo, muchas organizaciones siguen gestionando sus activos tecnológicos de forma manual, utilizando múltiples hojas de cálculo y procesos descentralizados. Este enfoque no solo genera una gran duplicidad de tareas, sino que también incrementa la carga operativa, reduce la eficiencia y provoca que los inventarios de activos sean incompletos y poco fiables. La falta de integración entre áreas y herramientas dificulta la toma de decisiones estratégicas y aumenta el riesgo de errores en auditorías y renovaciones.
Para evitarlo, es fundamental evolucionar hacia una gestión automatizada y centralizada, apoyándose en plataformas especializadas que proporcionen soluciones robustas para normalización, inventariado y optimización del ciclo de vida de los activos IT.
Por otro lado, la proliferación de la inteligencia artificial añade una capa adicional de complejidad. Tal y como se indica en el estudio “Flexera IT Priorities Report 2026”, el 80% de las compañías han incrementado su inversión en IA, mientras que el 36% reconoce sobrecostes innecesarios en este ámbito.
Así, gestionar la IA como activo implica:
Quien gestione la IA de forma estratégica no solo contendrá riesgos, sino que desbloqueará ventajas competitivas en eficiencia, escalabilidad y diferenciación.
Adicionalmente, esperar demasiado para implantar una correcta gestión de los activos IT puede implicar:
Con todo ello, en un escenario donde el gasto en tecnología crece y la presión por optimizar uso y coste de la tecnología es constante, no tener una práctica madura de ITAM puede comprometer la sostenibilidad financiera y operativa.
Además, para alcanzar un modelo de gestión de activos tecnológico más maduro y eficiente, es fundamental sentar unas bases sólidas que permitan alinear procesos, personas y tecnologías. Estas recomendaciones son clave para estructurar este camino:
Identificar el grado de madurez ITAM de cara a definir e implantar procesos SAM, HAM y FinOps que cumplan con los requisitos de la compañía, así como identificar licencias, contratos, activos físicos y cloud, analizando uso real y riesgos asociados tanto al software como al hardware ya sea en Cloud u on-premise.
Es muy importante que todos los empleados sean conscientes de la importancia de la gestión del ciclo de vida de los activos IT, tanto la directiva de la compañía como los responsables de tecnología de la misma.
Combinar SAM para software, HAM para hardware y FinOps para consumo cloud, alineando IT con Finanzas, que las partes interesadas del cliente sean colaboradoras y toda la compañía esté concienciada con su importancia.
Desplegar una herramienta ITAM, se puede optimizar hasta en un 80% los tiempos de recopilación de información normalización e inventariado de activos tanto SW como HW.
Establecer una gobernanza clara a partir de la mejora continua de los procesos ITAM apoyando todas las áreas involucradas en el ciclo de vida del activo IT, para ello existen diversos estándares que están muy consolidados en el mercado como son la ISO 19770 y los procesos de la International Association IT Asset Management (IAITAM), junto a las mejores prácticas de los diversos fabricantes de SW y HW.
Los términos de licenciamiento o contratación de un activo IT puede ser muy difícil de entender y un experto en ITAM puede ayudar a optimizar todos los procesos de compra, renovaciones, auditorías, etc.
Monitorizar recurrentemente los activos IT permite mitigar riesgos de auditoría y anticiparse a renovaciones y/o nuevas adquisiciones optimizando las licencias adquiridas, obteniendo oportunidades de ahorro de costos.
En definitiva, la inteligencia artificial se ha convertido en un activo crítico que debe gestionarse con la misma disciplina que el resto del portfolio tecnológico. Quien gestione la IA de forma estratégica no solo contendrá riesgos, sino que desbloqueará ventajas competitivas en eficiencia, escalabilidad y diferenciación.
IT Asset Management no es solo control, es valor para el negocio. Integrar SAM, HAM y FinOps permite reducir costes, mejorar la seguridad y acelerar la innovación. En un mercado donde la suscripción y la nube son la norma, actuar ahora no es opcional: es la diferencia entre liderar o quedarse atrás.
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