¿Quieres cuidar tu reputación? Evita las amistades peligrosas

La ética ha entrado por la puerta grande de las empresas. En algunos casos, motu proprio, porque siempre creyeron en ella. En otros, afortunadamente los menos, a empujones y a golpe de normativa.

La última reforma sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas y las sucesivas sentencias del Tribunal Supremo han hecho que las empresas españolas se tomen más en serio que nunca la necesidad de prevenir delitos. Y es que las corporaciones no sólo son penalmente responsables de las infracciones cometidas por ellas o en su nombre; también sus representantes legales y aquellas personas que hayan podido cometerlos porque quienes tenían que controlar su actividad no lo hicieron.

Cada vez cobra mayor protagonismo un área hasta hace años desconocida, Compliance, que se suele traducir por cumplimiento normativo, pero que va más allá al abordar también cuestiones como la ética y la integridad.

Son los departamentos de Compliance y sus responsables, Compliance Officers, los que velan porque las empresas se ajusten a la normativa implantando procesos y protocolos que se supervisan periódicamente para evitar cualquier agujero negro por el que se pueda colar un delito. “Indudablemente, Compliance ha pasado a formar parte del día a día”, dice Marta Casas, Directora de Asesoría Jurídica Corporativa & Compliance de Abertis, que recuerda que esta tarea de supervisión recorre la organización de arriba abajo y transversalmente. “

Aunque laborioso, establecer controles internos y concienciar al personal de puertas adentro sobre la necesidad de actuar siempre de forma correcta es relativamente más inmediato que llevarlo a cabo de puertas afuera. Pero ahí, fuera del perímetro de la organización, es tanto o más necesario este control. Especialmente si la compañía opera en el ámbito internacional.

Según los datos de la OCDE, en tres de cada cuatro casos de soborno internacional interviene siempre un tercero, un intermediario o socio, que puede ser totalmente ajeno o tener relación directa al formar parte de la cadena de suministro, es decir, ser uno de sus muchos proveedores. Dicho de otra manera, las empresas deben hacer extensibles a los agentes y proveedores las exigencias de prevención de delitos si quiere evitar situaciones que hagan tambalearse su reputación corporativa. “La contratación de terceros pasa por un proceso previo de homologación que consiste en verificar a través de herramientas la solvencia técnica, económica y reputacional. Los contratos contemplan cláusulas anticorrupción y exigen el cumplimiento del código ético del grupo”, explica la directiva de Abertis.

A los proveedores se les exige respeto a la legalidad y a los códigos éticos. “Nosotros lo exigimos y también nos lo exigen”, dice Alejandro García-Casal Anderten, General Counsel para Bosch en Iberia y miembro del Compliance Comité.  Todo se mira y remira con lupa. “En alguna ocasión, nosotros hemos abandonado las relaciones comerciales con nuestros partners por el hecho de no demostrar una cierta ética empresarial”, comenta el directivo de Bosch. La compañía de origen alemán  “de siempre, ha tenido una normativa respecto al comportamiento con terceros” y, con las nuevas actualizaciones normativas, tiene ahora “reglas mucho más claras, de tal manera que clientes, proveedores y empleados saben cómo actuar”, subraya García-Casal.

En Santalucia, antes de empezar a colaborar con algún proveedor se le  exige complementar un formulario en el que indiquen si la empresa cuenta con un programa de cumplimiento, si tiene un sistema de control interno, si alguna vez ha sido sancionada por la comisión de algún delito, si se respetan los derechos humanos y, por último,  si se dispone de un sistema de gestión medioambiental. Todo ello es analizado por el Departamento de Compras.

De recibir el visto bueno, se procede al siguiente paso. “Además de exigir a los proveedores su adhesión al Código Ético y de Conducta del grupo, hemos elaborado un Código de Conducta específico para Proveedores, que establece criterios y requisitos mínimos de obligado cumplimiento como observancia de la legislación vigente, no tolerar ni practicar ninguna forma de corrupción o soborno y nos reservamos  el derecho a realizar auditorías locales para verificar su cumplimiento. Esta prevención contractual nos permite una resolución anticipada del contrato en caso de un incumplimiento esencial de dichas obligaciones”, explica Alejandro Perez-Lafuente, Director de asesoría jurídica  Corporativa y de Negocio de Santalucia.

Reglas claras en todo momento y lugar. Transfesa, por ejemplo, ha incorporado la Política de Prevención Penal en el proceso de homologación de proveedores, es decir que todos deben firmarla y comprometerse a cumplirla. Y por si acaso realiza “controles periódicos muestrales” para asegurarse en todo momento de este cumplimiento, según explica Elena del Tiempo, Chief Compliance Officer de Transfesa.

Ikea va todavía más allá, porque “somete a sus proveedores a auditorías regulares para verificar el nivel de cumplimiento” de sus normas, el llamado Ikea Way Estándar, que incluye “requisitos mínimos sobre condiciones medioambientales, sociales y laborables aplicables a la compra de materiales, productos y servicios”, explica María Concepción Pérez, Legal & Product Compliance Manager.

Alain Casanovas, socio responsable de servicios de Compliance en KPMG Abogados, señala que “una adecuada selección, formalización y supervisión de las relaciones comerciales con terceros constituye un pilar clave de todo modelo de Compliance robusto”. Los estándares internaciones hacen hincapié en ello, exigiendo una adecuada supervisión de los denominados business partners o associated entities. Casanovas, que ha participado en comités de normalización internacionales, apunta que “la diligencia debida sobre este colectivo no se limita a hacerles firmar una cláusula, sino a una adecuada selección previa así como a una supervisión posterior, debiendo documentarse todo este proceso”. Es una práctica habitual en las grandes empresas, que comienza también a difundirse entre las pequeñas y medianas.