Qué estarán haciendo,… y cómo lo hago yo: gestionando equipos en remoto

Muchas veces hemos oído la frase: “no estoy seguro de lo que hacen cuando se quedan a trabajar en casa”,” ¡qué hará este hombre que tenemos asignado en…, no le vemos nunca!”, o: “cómo me cunde trabajar en casa, tengo menos interrupciones”, todas llaman la atención, porque denotan que trabajar fuera del puesto físico o presencial no es del todo normal.

¿Por qué?, porque no veo a las personas.., porque no tengo que decirle a alguien que ahora no puedo estar a eso, porque.. ¿cómo trabajar en equipo si no estamos juntos?…

Cambiemos la esencia, ¿y si lo hiciéramos como si estuvieran presentes?, ¿y si nos tomáramos un café con nuestros colegas y equipos aunque no estén en la oficina?, ¿y si quedáramos a comer con ellos?, existen medios tecnológicos que nos los permiten, ¿por qué no usarlos a nuestro favor?, existen: Email, Videoconferencias, Chat, Llamadas telefónicas, Plataformas virtuales, Documentos compartidos, CRMs, Softwares de gestión de proyectos y equipos. Podríamos comer juntos y charlar por un chat, o vernos con una cámara, o compartir cada uno nuestro café de la mañana delante del ordenador vía web, podríamos quedar en un chat para charlar a primera hora del lunes de cómo ha ido el fin de semana…

Las personas que trabajan en un mismo proyecto están unidas por un objetivo común, aunque las diferencias horarias geográficas las separen. Trabajan en un equipo “virtual”, que necesita lo mismo que un equipo que comparte el espacio de trabajo. Hoy en día, podemos lograrlo con “un clic”. Asegurar buena comunicación, confianza, respeto y cohesión en el equipo, ingredientes básicos para el logro de los objetivos, requiere de los gestores “en remoto” superar algunas barreras y “hacer clic”.

Algunas pautas que ayudan a que sea más sencillo el establecer esta normalidad son:

• Hacer un encuentro inicial personalizado para explicar claramente las expectativas y objetivos.
• Establecer unos acuerdos básicos de trabajo y relación desde el principio.
• Establecer metas comunes y reales.
• Mantener la comunicación activa en todos los niveles y vías del equipo.
• Facilitar un proceso de feedback o retroalimentación que permita mejorar la calidad del trabajo.
• Implementar estrategias de motivación que permitan humanizar el medio virtual y fortalecer el trabajo en equipo.
• Realizar encuentros virtuales con todo el equipo para fortalecer la cohesión y sinergia.
• Ofrecer orientación ergonómica para el cuidado de la salud y bienestar del equipo.

Y por otro lado, el equipo debe de poder disfrutar de:

• Una supervisión, que no un control
• Una confianza
• La accesibilidad de su team leader en tiempo y forma, y no de su omnipresencia
• Imparcialidad
• La información necesaria y relevante
• De la compresión, y la cercanía

Gestionar equipos en remoto no deja de ser una tarea tan fácil o difícil como hacerlo presencialmente, sólo debemos tener en cuenta que hay determinados aspectos que deben de reforzarse aun más: la confianza, la comunicación, los procesos de trabajo del equipo y el uso de la tecnología. Por lo demás solo recordar que cerca o lejos, en remoto o presencial, los equipos son personas, y como tales debemos gestionarlas.

Autora: Sofía Kühnel, Manager de Recursos Humanos de KPMG en España