Los viajeros frecuentes, el pastel del que cada vez más haciendas quieren su trozo

Llevo más de 20 años desarrollando mi actividad profesional en el mundo de la movilidad internacional de trabajadores y nunca como hasta ahora había visto hablar tanto de los “viajeros frecuentes”. Es como si una nueva especie de “expatriado” hubiera surgido de la nada en estos últimos meses, cuando la realidad es bien distinta.

A los efectos de estas reflexiones nos referimos a los viajeros frecuentes como aquellos empleados que se desplazan con regularidad a distintos países pero por periodos cortos de tiempo, manteniendo generalmente la residencia fiscal en su país de origen.

Los viajeros frecuentes siempre han estado ahí, con mayor o menor visibilidad, pero formando parte del colectivo de trabajadores de las compañías. Siendo esto así, ¿Por qué se habla tanto últimamente de los viajeros frecuentes? ¿Se trata acaso de una nueva modalidad de expatriados de reciente creación?

¿Por qué el foco de las Administraciones fiscales de muchos países apunta cada vez más a estos trabajadores? Y frente a esto ¿Qué están haciendo las compañías para tratar de mitigar los riesgos inherentes a los trabajadores frecuentes?

A mi juicio, son dos los factores principales que han contribuido a esta creciente importancia de los viajeros frecuentes.

En primer lugar la tecnología con la que contamos hoy en día permite a las compañías conocer prácticamente en todo momento, salvo cuando están en un avión, dónde están sus empleados. Existen aplicaciones que te geo-localizan y dejan registro del país en el que te encuentras en el momento preciso que enciendes tu móvil al salir del avión. Esta tecnología contribuye a una mayor seguridad del personal desplazado pero al mismo tiempo facilita un mayor control de los mismos.

Fruto de la tecnología actual es también la mayor capacidad de gestión de la información (data analytics) que permite a las compañías aprovechar cada vez mejor todas sus fuentes de información, conociendo por ejemplo, datos sobre el volumen de viajeros frecuentes, los costes de los desplazamientos o los países a los que más habitualmente se desplazan sus empleados. Una utilización optimizada de toda esta información sin duda permitiría a las compañías una planificación proactiva de los desplazamientos de su personal.

Por otra parte, también las administraciones tributarias (entre las que destaca la española) disponen de una tecnología cada vez más puntera que unida a las acuerdos de intercambio de información entre países, les permite conocer mejor donde se pueden generar rentas sujetas a gravamen por parte de los viajeros frecuentes.

En segundo lugar, el marco regulatorio actual. Cada vez más países están aprobando normativa específica relacionada con los viajeros frecuentes con el fin de asegurarse que parte de los rendimientos obtenidos por esos trabajadores por razón del trabajo que desarrollan en esos países no escapen a la tributación correspondiente.

Las obligaciones de los viajeros frecuentes

De esta forma, con solo unos días de estancia en un país los viajeros frecuentes pueden desencadenar todo tipo de obligaciones , y consecuentemente posibles situaciones de riesgo, para sus compañías, y para ellos mismos, en los países a los que viajan. Estas obligaciones pueden ser de muy diversa naturaleza:

• Migratorias: por no tener los permisos requeridos.
• Fiscales: ya sea vía retención o vía declaración de impuestos personales.
• Seguridad Social: por no haber tramitado el correspondiente certificado de cobertura.
• Societarias: por el posible riesgo de establecimiento permanente que pueda estar generándose en el país de destino.

A modo de ejemplo podemos citar el régimen aplicable en Reino Unido a los llamados STBT (Short term business travellers) que permite a las compañías que lleguen a un compromiso previo con la hacienda de UK para monitorizar los tiempos de estancia de sus viajeros frecuentes, el no practicar aquellas retenciones que hubieran correspondido operar sobre su retribución desde el primer día trabajado en el país; por no mencionar las futuras obligaciones que podrán acordarse de cara a 2019 con ocasión de la llegada definitiva del Brexit una vez finalice el periodo transitorio.

Y es que para asegurarse el cumplimiento de todas estas obligaciones y mitigar los riesgos que acompañan al movimiento de los trabajadores frecuentes se hace absolutamente necesario disponer de un protocolo específico que recoja clara y ordenadamente las acciones que se deben adoptar dentro de la organización en relación con este colectivo. En muchas ocasiones, una sencilla labor preventiva puede ser más que suficiente para evitar situaciones que a posteriori pueden resultar ciertamente complejas.

Es también una cuestión de cultura corporativa, ya que es muy conveniente inculcar al negocio de la necesidad de observar dicho protocolo para evitar los riesgos de los que hablábamos anteriormente. También se hace necesario identificar dentro de cada organización quienes son los integrantes del colectivo de viajeros frecuentes para los que habrá que desarrollar una política de movilidad específica, y por supuesto muy importante, determinar quiénes son los responsables de la gestión de este colectivo. En cuantas ocasiones cuando dentro de una organización preguntas bajo el paraguas de que unidad están los viajeros frecuentes, no es posible obtener una respuesta clara.

Siempre saldrá más económico cumplir proactivamente con las obligaciones que genera este colectivo que hacer frente a las mismas a posteriori cuando nos haya levantado la bandera roja la administración tributaria correspondiente. Ello sin perjuicio del riesgo reputacional que para una compañía puede suponer en determinados países el incumplimiento de determinadas obligaciones ya sean migratorias, fiscales o de seguridad social.

Esto es solo la punta del iceberg. Se hace necesario concienciar a las compañías de las obligaciones inherentes al colectivo de viajeros frecuentes y de la necesidad de observar proactivamente su cumplimiento para evitar males mayores. Cada empresa, dependiendo del volumen de viajeros frecuentes con los que cuente en su organización, deberá en mayor o menor medida ir adoptando pautas de control y actuación que sean realistas y ejecutables.